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調査診断

ファイリングシステム

　情報化社会の進展とともに文書情報は増大し、その取扱は業務の効率性に大きな影響を与えています。しかし、日常業務を遂行していく中で、文書整理を意識 して行うことは少なく、ましてやそのあり方が業務効率、コストに大きな影響を与えているとは考えていません。日常業務の中で、文書を探している時間、作成 している時間を想像すればかなりの時間を要していることがわかります。
　ファイリングシステムは文書の発生から廃棄に至るまでの流れを制度化したものです。文書は「紙」だけではなく、電子媒体を含めてシステムを構築していく ことが必要です。とはいえ、第一義的には「紙」を基本として構築していくことが必要です。その導入手順はおおむね次のようになります。

第1ステップ
  (1)実態調査
(2)実行計画の立案
(3)推進組織の編成
(4)説明会及び研修の実施
第2ステップ
  (5)書庫内文書の整理・廃棄
(6)事務室内の文書等の整理・削減
(7)置き換え作業
第3ステップ
  (8)グルーピング
(9)ライフサイクルの設定
(10)ファイル基準表の作成
第4ステップ
    (11)保管容器、用具の選定
(12)選別作業
(13)ファイル作業
(14)表示作業
(15)配列作業
   
   
  • システム完成度点検
  • 維持管理